こんにちは。小さな会社で経理、総務、人事などなんでもやっている管理人の壱です。
労働者名簿について調べていたところ、法定三帳簿と呼ばれる労務管理に必要な3つの帳簿があることがわかりました。
今回は、法定三帳簿と呼ばれる
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿等
について調べてみました。
労働者名簿とは？
労働者名簿とは、その名の通り労働者の氏名や生年月日履歴などが記載された名簿のことです。労働基準法の第107条には次のように定められています。
第百七条使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。２ 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。
参考URL：労働基準法
労働者名簿の必要事項
労働者名簿には次の事項を記載する必要があります。
- 氏名
- 性別
- 生年月日
- 従事する業務の種類
- 住所
- 雇入れ年月日
- 退職又は死亡の年月日
- 退職又は死亡の事由
- 履歴
ネット上にはいろいろな労働者名簿のフォーマットがありますが、要は上記の事項を満たしておけばどんなフォーマットを使っても問題ありません。
ちなみに、厚生労働省が定めた様式はこちらです。
履歴って何を書くの？
労働者名簿の必要事項をみて、「履歴って何書くの？」と思われる方がいるかと思います。私がそうでした。
調べたところ、最終学歴や入社前の職歴、社内で異動が発生した場合などの履歴を書きます。不明な場合は空欄でもいいようです。
住所変更があった場合は労働者名簿も変更する
従業員が引越して住所が変わった場合や、従事する業務が変わっても労働者名簿はそのままという会社が多いかと思います。ですが、上記に労働基準法から抜粋している通り、1～9の事項に変更があった場合は、その都度変更する必要があります。
変更した場合は、履歴に書いてもいいですし、「備考欄」や「その他」などの記入できる箇所を作っておいて、変更履歴を残すと後々便利です。
勤めている全員の労働者名簿を作る必要があるの？
労働者名簿は、正社員、パート、アルバイトを含めた全ての労働者について必ず作成する必要があります。
但し、役員や日雇い労働者は除きます。
賃金台帳とは？
賃金台帳とは、賃金計算の基礎となる労働日数や時間、給与の内訳などが記載された帳簿のことです。労働基準法の第108条には次のように定められています。
（賃金台帳）第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
賃金台帳の必須事項
賃金台帳には次の事項を記載する必要があります。（労働基準法施行規則第54条参考）
- 氏名
- 性別
- 賃金計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数
- 基本給、手当その他賃金の種類毎にその額
- 賃金の一部を控除したその額
労働者名簿同様、上記の項目が入っていれば問題ありません。厚生労働省が定めた様式はこちらです。
賞与や現物支給なども入れる必要があります。
賃金台帳はどうやって作る？
労働者名簿は、項目も少なく簡単なので自分で作ることができます。しかし、賃金台帳を自分でエクセルなどの表計算ソフトを使って作るのは大変です。インターネットからフォーマットを探して使うこともできますが、基本的には給与計算は別に行い、その後に賃金台帳を手入力する必要があります。
おすすめなのは、給与計算ソフトを導入することです。給与計算ソフトには、年間の賃金台帳を作成する機能が搭載されているものが一般的ですので、そういったソフトを使うことをおすすめします。
月額料金を抑える場合は、「やよいの給与明細オンライン」や「人事労務フリー」などのクラウドタイプの給与計算ソフトがおすすめです。
初期費用はかかってもいいからトータルで安くしたい場合は、「弥生の給与計算」や「給料王」などの買い切りタイプのソフトがおすすめです。
出勤簿等とは？
出勤簿等とは、労働した日数や時間を証明するための書類です。労働基準法第109条には次のように定められています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。
上記の、「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。
出勤簿等の必要事項
厚生労働省のHPに、
「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずるべき措置に関するガイドライン」があります。
このガイドラインには、
- 労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること
- 使用者が自ら現確することにより確認すること
- タイムカード等の客観的な記録を基礎として確認んし、適正に記録すること
などの内容が記載されています。
要するにガイドラインの内容を満たすことができる事項を記載したフォーマットを使用すればいいわけです。
- 氏名
- 出勤日
- 始業時刻
- 終業時刻
- 休憩時間
の5つが記載されたフォーマットであれば、問題ないと考えます。
以前勤めていた会社では、タイムカードもなく、始業時刻と終業時刻もありませんでした。あるのは、出勤日と勤務した時間のみ。さすがにどうかと思いこその社長に提案したんですが却下。
でも、これでも社会保険の監査（？）のようなのがあったんですが、指摘されなかったんですよね。…管轄が違うからかもしれませんが。
まとめ
法定三帳簿とは、「労働者名簿」、「賃金台帳」、「出勤簿等」の3種類の帳簿
これらの帳簿は、必ず作成して3年間保存しなければならない。
この2つだけ押さえておけばOKですね。
